Äänestä paras loppu Parvityö-tarinalle!

Tässä ovat kaikki Parvityö-tarinan loppuehdotukset. Osallistu valitsemaan voittaja äänestämällä mielestäsi parasta loppua. Äänestä kirjoittamalla suosikkisi numero tämän postauksen kommentiksi.

1. Seitsemäs luku
2. Esan ongelmat ratkeavat
3. Uusi esitys
4. Valoisa tulevaisuus
5. Henkilökohtaisen kokemus siivittää Esan oivaltamaan muutoksen mahdollisuudet
6. Kulttuurinmuutos
7. Onnistuminen
8. Uusi parvi
9. Rapautuminen ja uusi nousu ulkopuolelta
10. Loppuluku

Voittajalopun kirjoittaja saa mainetta ja kunniaa ja pienen yllätyksen ;)

Kuvan lähde

Loppuluku (Loppuehdotus 10)

Viikkoa myöhemmin Esa soittaa Pasille sopiakseen tapaamisen. Esa on miettinyt paljon Pasin yrityksen organisaatiomuutosta ja haluaisi kuulla siitä lisää. He saavat sovittua ajan parin päivän päähän. Esa ottaa myös puhelun Marjalle ja kertoo golfkentältä käydystä keskustelusta. Marja rohkaisee Esaa ja hänen yritystään ottaman pieniä askeleita kohti uudenlaista organisaatiota.

Esa ja Pasi tapaavat lounaan merkeissä, vaihtavat kuulumiset, tilaavat ruuat ja käyvät asiaan. Esa esittää kysymykset, ja Pasi pitää dialogia siitä mikä johti heidän yrityksen muutokseen ja onnistumiseen. Ruoka on kauan aikaa sitten loppunut, mutta keskustelu jatkuu eikä sille näy loppua. Tulee aika jolloin Pasin tulee kuitenkin mennä, mutta Esalla on vielä yksi kysymys, sillä hän on päättänyt järjestää seminaarin koko yritykselleen. Voisiko Pasi tulla puhumaan Welcome Healthin väelle. Pasi vastaa tähän myöntävästi ja miesten tiet erkanevat.

Marjan puhelin soi ja soittaja on Esa, hän kertoo kaiken mitä hän oli juuri käynyt läpi tapaamisellaan. Esalla on toive myös Marjalle, voisiko hän olla toinen puhuja yhtiölle järjestettävässä seminaarissa. Marja vastaa myös myöntävästi ja kertoo jo tietävänsä mistä tulee puhumaan.

On seminaarin aika ja Esa ei tiedä yhtään kuinka yrityksen väki tulee suhtautumaan alkavaan muutokseen. Esa ymmärtää kuitenkin itsekkin, että on kyse nyt tai ei koskaan muutoksesta. Parvityöskentely, uudet teknologiat, myynnin saaminen kasvuun, koko yrityksen toimintatapojen muuttaminen - kaikki tämä, kuulostivat aluksi mahdottomalta. Nyt se alkaa. Welcome Healtistä tulee tämän sukupolven menestystarina.

Esa avaa seminaarin.
“Tervetuloa paikalle, tästä päivästä eteenpäin Welcome Health ei ole enää entisensä..”

Kuvan lähde

Rapautuminen ja uusi nousu ulkopuolelta (Loppuehdotus 9)

Nähtyään Pasin Esa palasi töihin uskoen muutokseen. Hän aloitti keskustelut yhteisymmärryksen löytämiseksi tuotekehityksen, myynnin ja IT-osaston välille. Aluksi kaikki osapuolet tuntuivat olevan tosissaan hakemassa uutta suuntaa yhteistyötavoille, mutta vähitellen vanhat rajalinjat alkoivat nousta taas esiin. Muutama harkitsematon, hermostuksissa laukaistu kommentti puolin ja toisin söi luottamusta parempaan yhteiseeen tulevaisuuteen. Esan olisi ehkä pitänyt tässä vaiheessa pitänyt osata tehdä jotain taitavammin, mutta parista onnettomasta sattumasta johtunut äkillinen kiire söi hänen energiansa, eikä hänellä ollut kapasiteettia arvioida tilannetta tarkemmin. 

Kuvan lähde

Kuin huomaamatta IT-ryhmä eristäytyi omaan kuoreensa ja oli mukana muutostyössä enää vain muodon vuoksi. He tuntuivat antavan periksi tuotekehityksen ja myynnin toimintaehdotuksille. Pilvipalvelun kehitystyö tuntui kuitenkin hidastuvan entisestään. Todellisuudessa IT-yksikkö laittoi energiansa jo ihan muuhun. Eräänä päivänä se tuli ilmoittamaan Esalle, että he irtisanoutuisivat. Esa raivostui ja talututti koko porukan siltä seisomalta ulos talosta. Seurasi kaoottinen ajanjakso, kun uutta korvaavaa osaamista etsittiin kuumeisesti. Muutamien viikkojen pähkäilyn tuloksena päädyttiin ostamaan ohjelmisto-osaaminen alihankintana suurehkosta ohjelmistoyrityksestä. Welcome Healthin tuotekehitysyksikkö otti vastuun kokonaissuunnittelusta ja alkuperäistä pilvisuunnitelmaa reivattiin suppeammaksi, jotta uudet tuotteet saataisiin edes jollainlailla mielekkäässä ajassa julki.

Muutosyrityksen epäonnistuminen muutti Esaa. Irtisanoutumisen aiheuttama stressipiikki teki hänet varautuneeksi ja epäileväksi. Vaikka Esa oli katkera lähteneille, ainoastaan töihin jääneet saivat kärsiä hänen mielialojensa heilahteiluista. Jos Esa ei olisi saanut lievää sydänkohtausta, koko yhtiö olisi saattanut ajautua lopulliseen kaaokseen. Esan sairasloman aikana yrityksen sisäinen ilmapiiri kuitenkin tasautui ja jonkinlainen toivokin alkoi taas nostaa päätään. Samalla Esa sai levätä ja löytää uudelleen oman sisäisen tasapainonsa.

Vähän yli vuoteen IT-yksikön ihmisistä ei kuulunut yhtään mitään. Kukaan Welcome Healtissa ei tuntunut tietävän, mitä he olivat alkaneet puuhata lähtönsä jälkeen. Sitten ennen suurta terveysteknologiakonferenssia Lontoossa alkoi tihkua huhuja, että joku täysin uudenlainen kilpaileva tuote oli tulossa markkinoille. Tuotteesta tiedettiin vain nimi: Hiiler. Kukaan ei tuntunut tietävän mitään sen tarkempaa.

Julkistustilaisuudessa Esa tajusi, että Hiilerin kehitystiimin ydin oli heiltä lähtenyt IT-osasto, joka oli houkutellut mukaansa kaksi kovatasoista ruotsalaista mittalaitesuunnittelijaa. Hiilerin lähtökohta oli täysin päinvastainen kuin Welcome Healtin tuotteissa. Pilvipalvelu oli koko tuotteen keskus ja mittalaitteet olivat pieniä irrallisia osia, joita oli mahdollista liittää suoraan langattomasti pilveen. Hiiler oli myös avannut rajapinnat kaikille halukkaille laitevalmistajille eli siihen oli mahdollista liittää rajattomasti erilaisia terveysmittalaitteita. Hiilerin ympärille olikin jo ennen julkistusta saatu koottua houkuttavan tuntuinen laite-ekosysteemi, joten asiakas kykeni valitsemaan itselleen juuri sopivat komponentit. Kun Esa näki tämän, hän ymmärsi, että heidän oma tuotteensa näytti auttamattoman vanhanaikaisilta tämän rinnalla. Tietenkin tietyt äärimmäisen tarkkaa mittaustarkkuutta vaativat asiakkaat valitsivat edelleen luotettavat ja kalliit erityislaitteet, mutta Esa tajusi, että ala oli jo muuttunut.

Welcome Healtissa uuden kilpailijan tulo markkinoille otettiin vastaan ristiriitaisesti. Osa oli Esan kanssa samoilla linjoilla, mutta osa piti uutta, pilvipalveluvetoista lähestymistapaa typeränä ja hetkellisenä trendinä. Jotenkin se, että osa tuotekehityksenkään suunnittelijoista ei tuntunut ottavan kovin vakavasti uutta tilannetta, synnytti Esassa epätoivon kipinän. Kuinka hän ikinä voisi saada oman yrityksensä astumaan seuraavalle tasolle tai mielellään hyppäämään sen yli ja kilpailijoiden ohi?

Uusi parvi (Loppuehdotus 8)

Esa tarttuu puhelimeen, sillä joskus on suomalaisen miehen on myönnyttävä. Esa soittaa puhelun Ketomaalle. Tästä tämä lähtee! 

- Ajattelin, jos yritettäisiin vielä. Mitäs sanot siitä, että järjestetään tiimipäivä, jossa työntekijät saavat itse määritellä ongelmansa. He voivat ryhmissä ehdottaa ratkaisuja. Työntekijät saavat yhdessä opetella verkon mahdollisuuksia, tutustua niihin ja opettaa toisiaan.

- Esa, nyt olet asian ytimessä. Anna palaa!

Esa järjestää tiimipäivän, jonka aikana työntekijät voivat hetkeksi jättää tavanomaiset asemansa ja unohtaa päivittäiset tehtävänsä. He pääsevät vaikuttamaan uuden yrityskulttuurin kehittämiseen. Työyhteisössä muodostetaan nyt parvia, aluksi vaikka yhdeksi päiväksi.

Kuvan lähde

Työntekijät jakautuvat ryhmiin pohtimaan, miten yrityksen viestintätapoja voidaan keventää ja sujuvoittaa. Kukaan ei pidä sähköpostitulvasta, ja kaikki työntekijät ovat kyllästyneet puhumaan jatkuvasti puhelimessa.

Tiimipäivässä henki on hyvä, ja toimistoista kantautuu erittäin luovia ideoita. Yrityksen toimintakulttuurissa niitä ei ole ennen sanottu ääneen.

Yhteisten tavoitteiden muodostuminen on yhteisön peruslähtökohta. Esan työyhteisössä pyritään ratkaisemaan viestintätapojen ongelmat. Koska tehtävän ratkaisu tuo hyvää koko työyhteisölle, ryhmien jäsenet tuntevat vastuuta ja sitoutuvat vahvemmin.

Päivän päätteeksi ryhmät esittelevät kehittelemiään keinoja työtovereilleen. Yhteisen kokemuksen myötä henkilökunnan keskinäinen luottamus on vahvistunut, ja työntekijät ovat valmiita avoimempaan viestintäkulttuuriin.

Työskentelyä seurannut Marja ojentaa Esalle kättään päivän päätteeksi, mutta silminnähden liikuttunut Esa kahmaiseekin Marjan lämpimään rutistukseen kiitokseksi tehdystä työtä.

Onnistuminen (Loppuehdotus 7)

Ajaessaan autolla kotiin golfreissulta Esa ajattelee kuumeisesti Pasin kanssa käymäänsä keskustelua. Ensimmäistä kertaa sen jälkeen kuin hän oli yli puoli vuotta sitten kuuntelemassa Marjan esitystä, Esa tuntee olevansa oikeasti valmis keskittymään muutokseen täysillä. Hän päättää soittaa Marjalle heti maanantaiaamuna töihin päästyään.

Marja on positiivisesti yllättynyt lopetettuaan puhelun Welcome Health -yrityksen johtajan Esan kanssa. He ovat käyneet pitkän keskustelun Esan yrityksen tulevaisuudesta, ja Marja uskoo heidän saavan tällä kertaa hyviä tuloksia aikaan, sillä Esa vaikuttaa aidosti motivoituneelta.

Kuvan lähde

Kun Marja saapuu Esan työhuoneeseen, on paikalla jo paljon ihmisiä juttelemassa rennosti kahvikupit kädessä. Marja tervehtii Johannaa, ja esittäytyy muille paikallaolijoille. Marja ja Esa ovat kutsuneet tapaamiseen edustajia ICT-yksiköstä sekä myynti- ja tuotekehitysyksiköstä. Paikalla on yksikköjen päälliköt ja lisäksi työntekijöitä. Pian Esa kävelee sisään huoneeseen, tervehtii kaikkia ja pyytää hiljaisuutta.

– Olen kutsunut teidät kaikki tänne erittäin tärkeästä syystä. Täällä alkavat tästä edespäin puhaltaa uudet tuulet. Meidän täytyy muuttaa työskentelytapojamme sellaisiksi, että viestintä eri yksiköiden välillä toimii. Marja Ketomaa on täällä konsulttina auttamassa meitä tässä muutoksessa kohti työtapaa jota kutsutaan parvityöksi. Ensimmäinen askel on nyt muodostaa työryhmä, jonka jäsenistä tulee parven ydinjoukko. Ryhmän vastuulla on kehittää valittuja toimintatapoja eteenpäin, ja motivoida muut mukaan uusiin toimintamalleihin. Jokainen työryhmään kuuluva saa asianmukaisen lisän palkkaansa. Toivon että te kaikki täällä olevat liittyisitte tähän työryhmään, mitä mieltä olette?

Esa hymyilee yleisönsä varovaiselle päännyökytykselle ja jatkaa.

– Hienoa. Ensimmäiseksi olisi tarkoitus nyt sitten pohtia yhdessä keskustelemalla näitä meidän ongelmia, ja päätyä ratkaisuihin siitä, miten alamme edetä.

Puolen vuoden kuluttua työryhmän perustamisesta Esa on pyytänyt Pasin taas pitkästä aikaa pelaamaan golfia. Tällä kertaa Esa tahtoo kertoa ystävälleen, miten hyvään suuntaan asiat ovat yrityksessä muuttuneet. Hän haluaa myös kiittää Pasia siitä, että puoli vuotta sitten juuri tämä sai motivoitua Esaa muuttamaan johtamistapojaan.

– Päätin siis muuttaa omia johtamistapojani, ja lähdin liikkeelle vastuun jakamisesta eteenpäin työryhmälle ja muille työntekijöille. Radikaalein muutos oli kömpelöksi todetun pilvipalvelun uusiminen kokonaan. Vetovastuun annoin ICT-yksikölle, ja kehittämiseen osallistuivat aktiivisesti myös muiden yksiköiden työntekijät. Työntekijöiden luottamus palasi nopeasti sen jälkeen, kun osoitin itse luottavani heihin.

– Viestinnän kehittämiseksi otimme käyttöön pikaviestipalvelun sekä vuorovaikutteisen projektityökalun. Pikaviestipalvelua olemme käyttäneet reaaliaikaiseen kommunikointiin, se on osoittautunut käteväksi tavaksi vaihtaa informaatiota nopeasti ajasta ja paikasta riippumatta. Projektityökalu toimii kaikkien yhteisenä alustana, jossa voidaan päivittää aikatauluja, käydä keskusteluja ja tuoda esimerkiksi uusia ideoita kaikkien näkyville. Sen avulla olemme esimerkiksi pystyneet tehokkaammin kehittämään tuotteitamme asiakkaiden toiveita vastaaviksi, kun asiakaspalveluyksikön työntekijät voivat sujuvasti jakaa saamaansa palautetta suoraan tuotekehitys- ja ICT-yksikölle.

– Lisäksi otimme käyttöön myös ICT-yksikön ehdottamat viikkopalaverit. Aamupäivän palavereihin tulevat paikalle tulevat kaikki, ja palaverissa käydään yhdessä läpi eri yksiköissä edellisellä viikolla ilmenneitä ongelmia ja tulevan viikon työtehtäviä.

– Yrityksemme toiminta on tehostunut todella paljon. Nykyään tuntuu että saamme paljon enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa ja halvemmalla. Kukaan työntekijöistä ei haluaisi palata enää vanhaan malliin. Lisäksi yrityksen yhteisöllisyys on kasvanut huimasti, sillä vaikka eri yksiköissä työskentelevät työntekijät eivät välttämättä joka päivä näe toisiaan kertaakaan, niin meillä on yhteinen virtuaalinen tila, jossa voimme käydä asiallisen keskustelun lisäksi myös kahvihuonekeskustelua.

Esa lopettaa kertomuksensa ja hymyilee.

Kulttuurinmuutos (Loppuehdotus 6)

Viikonloppu on takana ja Esa ajaa hyvin levänneenä toimistolleen ja pähkäilee viikon ohjelmaansa: ottaisiko hän yhtiön nykytilan esille johtoryhmän aamupalaverissa suunnitelmista poiketen jo heti ylihuomenna vai pitäisikö hänen vielä kypsytellä asiaa enemmän? Asia vaivaa häntä koko matkan mutta saavuttuaan työpaikalle hän päättää tehdä molemmat. Käydään alkavan viikon asiat ja sen jälkeen nostetaan huoli pöydälle yhtiön tilasta mutta ei samantien aloiteta miettimään ratkaisumalleja. Kysytään ryhmältä rohkaisevasti miten muut näkevät heidän tilanteensa? Olisivatko muut jo kenties pohtineet samoja asioita? Olisivatko muut havahtuneet näinkin radikaalin muutoksen tarpeeseen jo aikoja sitten mutta eivät ole tohtineet tuoda asiaa esiin - syystä tai toisesta? Esa toteaa muutoksen ollessa väistämätön, että heillä ei vain ole muuta vaihtoehtoa kuin aloittaa sopeutuminen siihen omalla tavallaan tai jatkaa rimpuilua aikaisemmalla toimintatavalla kunnes lopulta näivettyvät. Hän siis näkee jo miksi muutos on tärkeä sekä uskoo vielä lisäksi sen olevan mahdollista Pasin esimerkin myötä. Hän tuskailee kuitenkin miten saisi muun johtoryhmän näkemään paitsi tilanteen myös motivoitumaan taaksensa käynnistämään mittavan kulttuurin muutoksen. Hän ei ole koskaan pitänyt itseään varsinaisena muutosjohtajana ja ihmisten johtaminen on hänelle paljon vieraampaa kuin asioiden.

Esa on pureskellut maanantain asiaa ja on päätynyt ottamaan Marjaan yhteyttä. Hän kokee tarvitsevansa tämän apua. Kun päivä on ohi Esa kokoaa vielä ajatuksensa paperille ja tekee suunnitelman kuinka puhuu keskiviikkona. Hän päättää vielä sopia loppuviikoksi Marjan ja johtoryhmän kanssa tapaamisen, jossa Marja voisi kertoa todellisten esimerkkien avulla mistä heidän kannattaisi aloittaa ja mitä se kenenkin kohdalla konkreettisesti tarkoittaisi. On helpompaa mikäli ulkopuolinen henkilö tulee haastamaan heidän ajatteluaan ja toimintatapojaan. Hieman myöhemmin perään voisi sitten tehdä jonkinlaisen lyhyen aikavälin toimintasuunnitelman, joka tukisi pidemmän aikavälin yhteisesti sovittuja tavoitteita. Mikäli organisaatio tarvitsisi uudelleen järjestelyjä, toteutettaisi ne mahdollisimman pienillä muutoksilla ainakin aluksi. Viestin ydin tulisi keskittyä asenteiden ja tapojen itsestä lähtevään muutokseen. Vasta kun koko johtoryhmä on vakuuttunut asiasta, on uuden kulttuurin sisäänajaminen mahdollista käynnistää heidän esimerkkiensä avulla.

Kuvan lähde

Marja ilahtuu kuultuaan Esan suunnitelmasta ja evästää häntä vielä hieman omankin puheenvuoronsa suhteen. Marja saa järjestettyä tilaa kalenteristaan ja he sopivat keskiviikon aikataulusta. Keskiviikko koittaa ja Esa saa hämmästyäkseen huomata, ettei ollut yksin ajatustensa kanssa. Kerrottuaan avoimesti omasta näkemyksestään hän saa kuin saakin paljon tukea! Kaikki eivät toki ole nähneet ongelmia samassa mittakaavassa mutta osa tuntuu ymmärtävän ja he olisivat erittäin halukkaita kuulemaan Esan ratkaisuehdotuksia. Esa kertoo, että hänellä ei ole valmiita vastauksia vaan heidän olisi tarkoitus yhdessä löytää uudet toimintatavat yhdessä koko muun henkilöstön kanssa.

Seuraavaksi Esa esittelee Marjan, joka on juuri saapunut palaveriin paikalle ja kertoo suoraan mistä kaikki alkoi. Mari esittäytyy ja aloittaa tunnepitoisen esitelmänsä, joka kestää vajaan tunnin. Kun esitys on loppu, muu johtoryhmä on vaikuttunut ja ihmeissään. Esa kiittää Marjaa ja käynnistää keskustelun, johon muut johtajat liittyvät oitis. Marja jää paikan päälle kuuntelemaan hetkeksi ja vastailemaan kysymyksiin. Nopeasti hän huomaa ettei häntä tarvita enää vaan riittävä tunnelataus on syttynyt ja muutoksen halu alkaa näkymään ihmisissä. Hän kertoo näkemästään heille vielä ennen poistumistaan ja toivottaa johtoryhmälle onnea viedessään viestiä muulle henkilöstölle. Esasta tuntuu, että yksi suuri este on ainakin osittain ylitetty mutta jäljellä on kaikkein vaikein eli muu henkilöstö sekä lukuisia muita pienempiä. Hän on tuntenut viime vuosina hieman huonoa omaatuntoa henkilöstönsä puolesta heidän jäädessään pahasti paitsioon johdon huomion keskittyessä jo alkaneen kriisin hallintaan.

Henkilökohtaisen kokemus siivittää Esan oivaltamaan muutoksen mahdollisuudet (Loppuehdotus 5)

Esa on ollut koko ikänsä kiinnostunut erillaisista laitteista. Pienestä pojasta lähtien hän on purkanut, kasannut, korjaillut kaikenlaisia vempeleitä kodinkoneista, elektorniikkalaitteisiin ja isompiin koneisiin. Tämä lapsuudesta virinnyt kiinnostus oli ohjannut Esan alan opintojen pariin ja valmistumaan tekniikan insinööriksi. Sydämestä kumpuava aito kiinnostus sekä koulutuksen ja työkokemuksen kautta karttunut osaaminen oli myös syy siihen, että Esa oli onnistunut rakentamaan menestyvän yrityksen ja oppinut johtamaan sen kasvua. Viimevuosina Esan yrityksen kohtaamat haasteet on kuitenkin pakottamassa Esaa arviomaan ja myös muuttamaan oppimiaan toimintatapojaan. Vankka osaaminen yrityksen tuotteista ja vahva kiinnostus uuden oppimiseen ovat kuitenkin edelleen Esan kantavia voimia. Pasin tapaaminen oli antanut Esalle myös uskoa onnistumisen mahdollisuuksista. 

Kuvan lähde

Muutos edellyttää Esalta henkilökohtaista oivallusta siitä miten uudet yhteisölliset toimintatavat mahdollistavat. Oivallus on mahdollinen vain henkilökohtaisen kokemuksen kautta. Tällaisia kokemuksia ei synny Esan työssä ja yrityksessä, jossa totutut toimintatavat ja rakenteet näyttävät muodostavan liian suuren esteen muutokselle. Esa taitaa itse olla suurin este muutokselle, sillä hän ei näe muutokselle mahdollisuuksia. Näihin päiviin asti prosessien hiominen, tehostaminen, tiukemmin säädetyt toimintaohjeet ja mittarit ovat siivittäneet yrityksen tuottavuutta. Nyt pitäisikin yhtäkkiä höllentää säännöistä ja antaa työntekijöille vapauksia määritellä työtään on aivan päinvastaista sille, mitä Esa on aikaisemmin tehnyt toiminnan kehittämiseksi ja tuottavuuden parantamiseksi. Esa tarvitsee siis oivalluksen työn ulkopuolelta tai ainakin oman yrityksen ulkopuolelta. Esa tarvitsee kokemuksen, että kontrollia höllentämällä voidaan saadakin enemmän aikaan.

Esa kuulee ystävältään Pasillta yhteisöstä tai verkostosta, joka suunnittelee Robotiikan ympärille isoa tilaisuutta: Robottiviikkoa, johon Esa rohkaistuu oman kiinnostuksen pohjalta lähtemään mukaan.

Robotiikka-viikkoa suunnittelee itseorganisoitunut verkosto robotiikasta kiinnostuneita ihmisiä eri aloilta. Mukana on tutkijoita, opiskelijoita, yrittäjiä, kirjailijoita, virkamiehiä ja niin edelleen. Verkostolla on keulahahmo Seija, mutta kukaan ei johda verkostoa hallinnollisesti. Kukaan ei määrää, mitä kenenkin pitäisi tehdä ja kuinka paljon. Jokainen panostaa hankkeeseen oman osaamisen, kiinnostuksen ja resurssiensa mukaisesti. Verkoston jäsenet ovat perustaneet keskinäistä viestintää ja yhteistyötä varten verkkoon useita yhteistyöympäristöjä.

Facebookissa on oma ryhmänsä, joka on avoin ja kuka tahansa voi liittyä sinne. Ryhmässä jaetaan linkkejä, ideoita, ajatuksia blogikirjoituksia robotiikasta. Samalla viestitään tapahtuman suunnitteluun liittyvistä asioista ja sovitaan yhteisistä kasvokkaisista suunnittelutapamisista. Suunnittelutapaamisiin pääsee kuka vain osallistumaan myös verkon välityksellä, sillä ne "livestriimataan" verkkoon. Kokousten yhteydessä myös toimii chatti, jonka avulla kuka vain voi osallistua keskusteluun kokouksen aikana. Kokousten puheenjohtajana toimii kokouksen kokoonkutsuja joka yleensä on puuhanainen Seija, joka on laittoi koko homman alunperin vireille. Seija onkin henkilö, joka on omalla innostuneisuudellaan muut mukaan. Seija johtaa joukkoa innostamalla ja vuorovaikutuksella, ei käskemällä. Käskeminen ei onnistuisikaan, koska hänellä ei ole sellaista valtaa verkostossa. Voisi kenties sanoa, että verkostossa mukana olevat henkilöt ovat valinneet Seijan johtajakseen ja hännen asemansa verkoston keulahahmona jatkuu niin kauan kun muiden usko ja luottamus häneen säilyy.

Seija on omalla esimerkillään saanut innostettua noin kymmenkunta muuta hyvin aktiivista puuhamiestä ja -naista mukaan robottiviikon suunnitteluun. Kaikki heistä antavat oman työpanoksensa yhteisölle ilmaiseksi. Jokaisella on oma syynsä ja intressinsä, miksi he ovat mukana ja miksi he panostavat asiaan. Yksi haluaa oppia ja kehittää osaamistaan, toinen haluaa päästä vaikuttamaan, kolmas haluaa myydä osaamistaan, neljäs haluaa lähinnä verkostoitua ja kuulua porukkaan ja joku ehkä useampaa näistä. Olennaista ei ole se, mikä motiivi osallistumiseen on, vaan se, että jokaisella on oma sisäinen motivaatio asiaan. Jokaista toki yhdistää kiinnostus robotiikkaan. Jokaisella on myös jotakin osaamista, toisiaan täydentävää, joten jokainen voi kantaa korteaan kekoon. Kun mukanaolijat huomaavat, että Seija on innostunut ja kaikki panostavat asiaan, muutkin uskovat ja sitoutuvat yhdessä tekemiseen. Kaikilla on tunne että nyt voidaan tehdä yhdessä jotain enemmän kuin mitä kukaan voisi yksinään saavuttaa.

Pasin kautta Esa tutustuu Seijaan joka ottaa Esan avosylin mukaan toimintaan Robottiviikkoa suunnittelmaan. Esa osallistuu kukausittain pidettäviin suunnittelutapaamisiin, liittyy verkoston Linkedin ja Facebook-ryhmiin. Tapaamisissa Esa oppii aivan uudellisen tavan kokoustaa. Mukana kokouksessa on parhaimmillaan toistakymmentä ihmistä kasvokkain ja saman verran myös verkossa. Muistiot laaditaan yhteistyössä, niin että kaikki täydentävät samaa muistiota "lennosta" ja voiat muokata toistensa tekstiä. Esa saa tapaamista valtavasti uutta energiaa ja intoa. Mukanaolijoiden innostus ei voi olla tarttumatta Esaan.

Esa vaikuttuu, miten paljon innovatiivisuutta, osaamista ja tietoa verkostossa on. Esa hämmästyy miten avoimesti verkostossa olevat henkilöt jakavat tietoa ja tekevät yhteistyötä. Vielä enemmän Esaa hämmentää se, että ihmiset tekevät tätä ilman palkkaa ja ilman että kukaan käskee.

Samalla Esa huomaa, että hänen yrityksensä elää kuin kivikaudella verrattuna siihen mitä tämä verkosto toimii. Lisäksi hän joutuu toteamaan, että hän yrityksensä ulkopuolella on paljon sellaista osaamista jota yrityksessä puuttuu, mutta mitä siellä tarvittaisiin. Esa tajuaa, että vanholla toimintatavoilla hänen yrityksensä ei milloinkaan voi vastata tähän haasteeseen, jota internet, yhteisöllinen teknolgia, tiedon vapaa kulkeminen ja ihmisten helpompi verkostoituminen on aiheuttanut sille liiketoimintaympäristölle jossa hänenkin yrityksensä toimii.

Esa huomaa saaneensa ihan uutta virtaa, innostusta ja uskoa mahdollisuuksiin, joita hänen yritykselläään on. Henkilökohtaisen kokemus uusista yhteisöllisistä toimintataviosta antoi hänelle myös konkreettisia uusia taitoja ja osaamista, joita hän voi lähteä soveltamaan myös omaan työhönsä ja yrityksensä johtamiseen.

Valoisa tulevaisuus (Loppuehdotus 4)

Esa palaa kotiin golfkentältä. Hänen on vaikea saada ajatuksistaan otetta. Lukuisat pelot, toiveet ja kysymykset sinkoilevat hänen mielessään. Myöhemmin illalla Esa keskustelee mietteistään vaimonsa kanssa. Keskustelun avulla Esa saa koottua ajatuksensa. Vaimo muistuttaa Esaa koko elämämme läpi kulkevasta arkisesta, mutta ei välttämättä niin itsestään selvästä aiheesta kuin yhteisöllisyys. Welcome Healthin työntekijöitä motivoi velvoite suoriutua tehtävistä ja saada työtehtävät hoidetuksi. Eri tapoja ja malleja tämän tavoitteen saavuttamiseksi tuntuu risteävän yrityksen sisällä vähintään yhtä monia kuin on eri työtehtävistä vastaavia ihmisiäkin. Tämä on toki ollut Esan tiedossa jo aikaisemmin, mutta nyt hän ensimmäistä kertaa miettii keinoja pureutua työyhteisönsä tärkeimpiin rakennuspalikoihin. On rakennettava luottamusta, yhteisön jäsenten välisiä suhteita ja kiintymystä. Ihmiset on saatava toimimaan yhteistyössä halki osastorajojen. Esan on itse alettava luottamaan henkilöstöön. 

Kuvan lähde

Pasin, Marjan ja Johannan sanat tuntuvat nyt niin paljon selkeämmiltä ja Esa tietää, ettei yrityksen tilanne ei voi jatkua enää näin. Hänen on nieltävä tappionsa. Työyhteisöstä puuttuu luottamusta, tunnelma työpaikalla tuntuu tukalalta eikä kommunikointi yksinkertaisesti toimi. Esa päättää tarttua toimeen työyhteisönsä yhteisöllisyyden perusrakenteiden korjaamisesta. On aika kuunnella tarkkaan mitä mieltä työntekijät ovat nykytilanteesta. Nyt on myös vihdoin tehtävä se mikä olisi pitänyt tehdä jo yli puoli vuotta sitten. Marjan yritykseltä ostetaan apua ohjaamaan eksyksissä olevaa Esaa oikeaan suuntaan yrityksensä johdossa. Esa päättää pyytää Johannaa toteuttamaan työntekijöille suunnatun kyselyn koskien työyhteisön kuntoa ja selvittääkseen mitä mieltä kukin on rehellisesti nykytilanteesta. Kyselyn yhteydessä on mahdollisuus ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua enemmänkin yrityksen ja työyhteisön asioiden korjaamiseksi. Vastausten avulla Esa toivoo löytävänsä oikean suunnan suunnitelmissaan ja toivoo myös henkilöstön huomaavan, että heitä kuunnellaan.

Esa miettii - jos on aika uudistua, niin no uudistutaan nyt sitten kunnolla. Pasin sanat kaikuvat kuitenkin mielessä, muutos vaatii paljon aikaa. Ensimmäistä kertaa Esa on kuitenkin valmis antamaan sille oikean mahdollisuuden. Palvelukonseptin ja teknologian vaatiman uudistamisen Esa päättää siirtää pääasiallisesti IT-tiimin hoidettavaksi, tiimi jakautuu parviin työskentelemään läpi osastorajojen. Johannaa hän pyytää jatkamaan uudenlaisen viestintäympäristön käyttöönottoa Marjan avustuksella. Tällä kertaa niin, että ennen uuden viestintäympäristön käyttöönottoa mietitään tarkkaan selkeät tavoitteet ja informoidaan henkilöstöä kunnolla näistä. Eri osastot on myös saatava kunnolla keskusteluyhteyteen ja yhteistyöhön keskenään. Esa päättää alkaa selvittää löytyisikö jokaiselta osastolta muutamia ihmisiä, lurkkijoita, jotka olisivat kiinnostuneita vastaamaan eri osastojen välisestä yhteistyöstä. Näin jokaiselta eri osastolta löytyisi muutama ihminen, jotka olisivat kiinnostuneita ja valmiita liikuttamaan tietoa tehokkaasti osastojen välillä sekä myös järjestää eri osastojen eri jäsenten välisiä kohtaamisia ja antaa mahdollisuuksia uusien ideoiden syntyyn. Näin tieto saataisiin kulkemaan läpi yrityksen ja kaikki pääsisivät vaikuttamaan siihen.

Kuluu puoli vuotta. Muutoksia on tapahtunut ja yrityksen tilanne on selvästi nousussa. Uusilla lähestymistavoilla henkilöstöä on saatu kiitettävästi mukaan uudistuksiin, mutta menetyksiltä ei valitettavasti ole vältytty. Esa on joutunut tekemään muutamia irtisanomisia ja joutunut luopumaan vuosia yrityksen hyväksi työskennelleistä henkilöistä, jotta yritys pärjäisi nykyhetken haasteissa. Tämä on luonut epävarmuutta ja laskenut henkilöstön ilmapiiriä sekä luottamusta johtoon. Johanna on kuitenkin pyrkinyt pitämään tilanteen rauhallisena ja vahvistamaan työyhteisön luottamusta. Osastojen välinen yhteistyö on tuottanut hyvin tulosta ja yritys on lähiaikoina julkaisemassa uudistuneen fyysisen tuotteen, joka hyödyntää uuteen palvelukonseptiin pohjautuvaa pilvipalveluohjelmistoa. Jo ennen julkaisemistaan edistyksellinen ohjelmisto on herättänyt kiinnostusta kotimaassa ja maailmalla. Ketterien kehitysmenetelmien ja käyttäjätestauksesta saadun palautteen perusteella on odotettavissa menestystä.

Marja ei enää ole yrityksen palveluksessa, mutta aika ajoin he vaihtavat Esan kanssa kuulumisia. Marjan lähdön jälkeen Esa on myös alkanut suhtautumaan suopeammin yrityksen ulkopuolisen avun käyttöön sekä avoimempaan tiedon jakamiseen yrityksen ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Hän on jopa ollut jo muutamassa seminaarissa puhumassa omista kokemuksistaan ja siitä, kuinka Marja Ketolan jakama tieto uusista toimintamalleista parvityöskentelyä unohtamatta on nostanut liikaa vanhoihin kaavoihin jumiutuneen Welcome Healthin uuteen nousuun ja luonut aivan uudenlaisia näkymiä yrityksen tulevaisuudelle.

Uusi esitys (Loppuehdotus 3)

Esan ja Pasin golf-tapaamisesta on kulunut seitsemän kuukautta. Esa on juuri syönyt maukkaan aamupalan ja astuu ulos kotiovestaan. Esa on matkalla töihin. Aamu on ihan tavallinen, Esa on väsynyt ja pahalla päällä. Puhelin soi. Esa vastaa ja puhuu melkein koko automatkan soittajan kanssa. Vihdoin päästyään toimistoonsa juomaan kahvia hän pääsee vastailemaan sähköpostissa odottavaan viestirykelmään. Viestejä on paljon ja Esalla on kiire, hän ei ehtisi käymään lounaalla, onneksi hän otti kahvihuoneesta mukaan kuivaa pullapitkoa.

Samaan aikaan Marja ja Johanna valmistautuvat yhteiseen presentaatioonsa eräässä seminaarissa. He työskentelevät nykyisin yhdessä. IT-tiimin turhauduttua siihen, että muutoksia ei tapahtunut he jättivät Welcome Healthin pari kuukautta sitten, Johanna lähti myös ja sopi tapaamisen Marjan kanssa ja he päättivät alkaa kumppaneiksi. Heillä menee hyvin. Marjan yritys kukoistaa.

Kuvan lähde

Esan ongelmat ratkeavat (Loppuehdotus 2)

Esa kiittää Pasia hyvistä neuvoista ja lähtee ajamaan kotiin. Hän pohtii matkalla kuumeisesti ideoita, miten ratkaisisi tilanteen. Pitäisikö antaa IT-tiimille mahdollisuus. Pakko myöntää, olenhan hieman jämähtänyt kivikaudelle, ja se alkaa heijastumaan jo liiketoimintaan ja tuotteisiimme, Esa ajattelee. Esa näkee McDonaldsin kyltin ja miettii että kunnon bicmac ateria maistuisi tähän väliin. Hän kaartaa drive in kaistalle ja alkaa kaivamaan valmiiksi korttia esille. Lompakon välistä tipahtaa Marjan käyntikortti. Silloin Esalla välähti. Marja oli alusta asti toitottanut, miten ketterät viestintämenetelmät auttaisivat hänen ongelmiinsa ja miten ajat ovat muuttuneet, ja hänen tulisi muuttua niiden mukana. Esa tilaa pikaisesti ruuan ja ajaa kotiin ja rientää heti tietokoneelle kirjoittamaan Marjalle sähköpostia:

Hei Marja! 

Firmallani menee huonosti, olen ihan umpikujassa tämän viestintä ongelman kanssa ja homma alkaa levitä pahasti käsiin. Olit alusta asti oikeassa, minun olisi pitänyt kuunnella sinua. Ajattelin tarttua nyt tuumasta toimeen ja tarvitsen viisaita neuvojasi. Voisimmeko nähdä huomenna klo 12 toimistossani? 

Terveisin Esa

Kuvan lähde

Marja vastaa melkein heti myöntävästi. Esa otti myös Johannaan ja pyysi hänet mukaan tapaamiseen. Seuraavana päivänä toimistolla he keskustelivat firman tilanteesta. Esa kertoi keskustelustaan Pasin kanssa, ja siitä miten Pasi oli saanut oman firmansa rattaat pyörimään sutjakammin.

- Pasi sai taottua järkeä päähäni. Nyt tiedän, että minun on muutettava menetelmiä enemmän nykyaikaan, jotta saataisiin hommat toimimaan taas kunnolla. Mitä Marja ehdottaisit meille alkuun? Esa aloitti keskustelun.

- Ensin valitkaa IT-tiimin kanssa uusi järjestelmä, jolla voitte jakaa tietoa ja keskustella. Vaikka se, mitä testasitte aikaisemmin, Johannahan sanoi, että se oli toimiva, henkilökuntasi vain ei ollut varma miten sitä käytetään ja kynnys sen käyttöönottoon oli suurempi. Jos jakaisitte vaikka ohjeistuksen koko henkilökunnalle. Voisitte myös tehdä jokaiselle osastolle oman viestintävastaavan, jonka täytyy viikoittain antaa viestintäkanavalle raportti viikon kulusta, ongelmista ja toimivuudesta, niin saatte minimoitua viat ja puutteet, jolloin hommat sujuvat mutkattomammin ja säästää aikaa ja vaivaa. Johanna voisi keskittyä seuraamaan viestintää ja sen sujuvuutta ja hänelle voisi antaa valtuudet hallinnoida viestintäpuolta.

He keskustelivat vielä pitkään erilaisista menetelmistä ja Esa pyrki olemaan avoimin mielin muutoksia kohtaan ja hyväksyi kaikki ehdotukset. Marjalle tuli myöhemmin menoa ja hän joutui poistumaan. Esa ja Johanna kiittivät Marjaa suuresti avusta ja lupasivat kertoa jonkin ajan kuluttua, miten he onnistuivat muutoksessa. Esa nimitti Johannan henkilöstön viestintävastaavaksi muhkean palkankorotuksen kera. Esa lähetti koko henkilöstölle tiedotuskirjeen muutoksista:

Uudet tuulet puhaltaa! 

Huomasin, että yhtiön sisällä on viestintäongelmia ja puutteita, joten pidimme palaveria, ja päädyimme ratkaisemaan ongelman niin, että tästä lähtien, käytämme uutta viestintäjärjestelmää, jota käytämme yhtiön sisäiseen viestintään. Palvelu otetaan käyttöön heti, ja toivon jokaisen tutustuvan siihen mahdollisimman pian.

Jokaiselle osastolle tullaan nimittämään uusi viestintävastaava, joka päivittää järjestelmään viikottain viikkoraportin, miten on mennyt sekä mitä ongelmia ja puutteita on tullut vastaan, jolla pyrimme helpottamaan ja nopeuttamaan työskentelyämme. Lisäksi pyydän kaikkia käyttäjiä olemaan aktiivisesti mukana viestinnässä palvelun avulla. Antakaa palautetta ja kehitysideoita viestintään liittyen suoraan IT-tiimille.

Liitteenä ohjeet, miten käyttää uutta järjestelmää. 

Terveisin Esa Raatta,
Toimitusjohtaja
Welcome Health

Henkilökunta oli aluksi epäileväinen, mutta Esan esimerkistä lopulta kaikki alkoivat pikkuhiljaa kokeilla järjestelmää ja innostua siitä. Huomattiin, että se säästi runsaasti aikaa ja lisäsi yhteisöllisyyden tunnetta, joka nostatti luottamusta eri osastoiden välillä ja lisäsi myös työviihtyvyyttä. Porukan vaihtuvuus pieneni, ja liikevaihto kasvoi, koska yrityksen palveluita ja tuotteita saatiin kehitettyä viestinnän avulla paremmiksi. Johanna hoiti viestintäpäällikön roolinsa hienosti ja IT-tiimi oli tyytyväinen, ja sai myöhemmin firman innostumaan uusista edistyksellisistä työvälineistä ja pilvipalveluista, jopa Esasta kuoriutui oikea nörtti. Esa huomasi myös ilokseen, että aikaa säästyi huomattavasti ja hän ehti golffaamaankin useamman kerran viikossa Pasin kanssa. Esan yrityksellä pyyhki hyvin ja elämä hymyili.

Seitsemäs luku (Loppuehdotus 1)

Marja palkattiin lopulta kehittämään Welcome Healthin parvimaista työskentelymallia ulkopuolisena konsulttina. Työntekijöiden mielipiteitä ja kokemuksia kuunneltiin ja tätä kautta Esa saatiin vakuuttumaan muutosten tarpeellisuudesta. Sisäistä viestintää parannettiin ottamalla käyttöön reaaliaikaisia keskustelukanavia ja työtiloja, joihin pystyi jakamaan projekteja sekä kommentoimaan niitä.
Pasin kanssa käyty keskustelu golfin lomassa oli jäänyt pyörimään Esan mieleen. Muutoksia tarvittaisiin ja pian, jotta Welcome Healthin tulevaisuus olisi turvatumpi. Esa ymmärsi, että luottamus olisi avainsana. Kun työntekijälle näyttää, että heihin luotetaan heidän työmotivaationsa kasvaa, he paneutuvat ja sitoutuvat työhönsä paremmin. Marjan aloittama kehitystyö oli myös tuonut työntekijöiden mielipiteet kuuluviin ja näin ollen Esa varmistui siitä, että hänen omien asenteidensa oli muututtava.

Kuvan lähde

Kehitteillä ollutta pilvipalvelua alettiin kehittämään ketteriä menetelmiä hyödyntäen, mutta paremmalla yhteistyöllä tuotekehitysosaston ja IT-osaston välillä. Yhteistyötä parannettiin tuomalla tiimi lähemmäksi toisiaan eli palveluiden tiimien keskeisimmät kehittäjät keskitettiin samaan tilaan. Tämä muodostettu tiimi muodostui työntekijöistä, jotka olivat kiinnostuneimpia palvelun kehittämisestä. He pääsivät itse päättämään oman osaamisensa ja kiinnostuksensa mukaan miten osallistuivat. Lisäksi tiedonkulku helpottui tiimien välillä Marjan yritykseen tuoman keskustelukanavan ja työtilojen kautta. Myös ulkopuolelta tiimiä asiasta kiinnostuneet pääsivät osallistumaan.

Näin yhteistyö ja viestintä tiimien välillä saatiin estottomaksi ja suoraksi, jotta yritykselle ratkaiseva palvelu saataisiin kehitettyä nopeasti. Keskeiset kehittäjät olivat yhteydessä muuhun tiimiin ja heidän kanssaan oltiin yhteydessä reaaliaikaisesti yrityksen sisäisen viestintäkanavan kautta. Tällä tavoin osastojen välinen yhteistyö parani ja osastoissa syntynyt kuppikuntaisuus katosi. Yhteishenki parani myös ja nämä asiat edesauttoivat palvelun kehittämistä.

Työtila luotiin yrityksen sisäiseen viestintäkanavaan, jonne kaikki palveluun liittyvä materiaali kerättiin ja jota kautta sitä jaettiin ja kommentoitiin. Näin Esa pääsi katsomaa miten työ edistyi eikä sähköposteja tarvinnut vaihtaa niin tiheään.

Tuote piti saada toimimaan nopeasti, jotta se saataisiin kansainvälisille markkinoille. Aiemmat hankaluudet olivat hidastaneet prosessia. Ketteriä menetelmiä hyödyntäen palvelua pystyttiin kehittämään asiakkaiden kanssa ja tuloksia saatiin nopeasti. Tällöin asiakkaat pystyivät antamaan palautetta heti ongelman ilmentyessä ja asiakkaat pääsivät osaksi kehitystiimiä.

Palvelua saatiin kevennettyä ja asiakkaiden vinkkien avulla sujuvammaksi. Samalla käytön aikana asiakkaat oppivat käyttämään palvelua ja he tottuivat käyttämään juuri Welcome Healthin palvelua.

Ketteriä menetelmiä hyödyntäen IT-osasto saatiin kiinnostumaan taas tuotekehityksestä ja tuotekehitysosasto ymmärsi menetelmän hyödyt, jolloin hekin innostuivat sen tuomista nopeista muutoksista.

Samalla osastoja pyydettiin keräämään kokemuksiaan työskentelymallista, joita voidaan käyttää hyödyksi jatkoa ajatellen. Näin testauksen ja hyvien kokemusten kautta saatiin tietoa, jonka avulla myös muut osastot kiinnostuivat uudesta kanavasta viestiä ja ketterien mallien hyödyistä.

Welcome Health sai kehitetty pilvipalvelunsa siihen pisteeseen, että he saivat siitä kansainvälisille markkinoille tuotteen. Hyvien tuloksien siivittämänä Esa kiinnostui enemmän parvityön mahdollisuuksista ja pyrkii seuraamaan muutoksen tuulia paremmin. Työntekijöiden motivaatio tuntui nousseen ja tätä myötä ketterät menetelmät ja parvityön hyödyntäminen jäivät yritykseen työskentelytavoiksi.

Marjan kanssa syntynyt hyvä yhteistyö toimi niin hyvin, että yritykseen päätettiin palkata vakituisesti juuri ketterien menetelmien ja parvityön kehittäjä, joka otti vastuun projektitiimien kasaamisesta sekä sisäisen viestinnän vetämisestä.

Vuoden päästä Esa ja Marja tapaavat seminaarissa. Marjalla on kahvikuppi kädessään ja hän huomaa Esan joukosta.

– Aika räväkkä show sulla tuolla äsken.

Esa kuulee Marjan huomautuksen ja kääntyy.

– Taisin innostua ehkä vähän liikaa, Esa sanoo ja hymyilee.
– Ei, hyvin se meni. Hauska kuulla casestä, jossa on ollut itse mukana. Marja hymyilee takaisin ja siemaisee kahviaan.
– Etenkin kohta, jossa viitattiin ulkopuolisen konsulttiin tuomiin muutoksiin oli kiehtova. Miten teillä on nyt mennyt?
– Welcome Health on päässyt hyvin kansainvälisille markkinoille ja meillä on itse asiassa mennyt jutut niin hyvin, että olemme lyhyessä ajassa saaneet alulle monta uutta projektia. Ja nämä ovat olleet yksin työntekijöiden aikaansaannoksia, Esa vastaa tyytyväisenä.