Henkilökohtaisen kokemus siivittää Esan oivaltamaan muutoksen mahdollisuudet (Loppuehdotus 5)

Esa on ollut koko ikänsä kiinnostunut erillaisista laitteista. Pienestä pojasta lähtien hän on purkanut, kasannut, korjaillut kaikenlaisia vempeleitä kodinkoneista, elektorniikkalaitteisiin ja isompiin koneisiin. Tämä lapsuudesta virinnyt kiinnostus oli ohjannut Esan alan opintojen pariin ja valmistumaan tekniikan insinööriksi. Sydämestä kumpuava aito kiinnostus sekä koulutuksen ja työkokemuksen kautta karttunut osaaminen oli myös syy siihen, että Esa oli onnistunut rakentamaan menestyvän yrityksen ja oppinut johtamaan sen kasvua. Viimevuosina Esan yrityksen kohtaamat haasteet on kuitenkin pakottamassa Esaa arviomaan ja myös muuttamaan oppimiaan toimintatapojaan. Vankka osaaminen yrityksen tuotteista ja vahva kiinnostus uuden oppimiseen ovat kuitenkin edelleen Esan kantavia voimia. Pasin tapaaminen oli antanut Esalle myös uskoa onnistumisen mahdollisuuksista. 

Kuvan lähde

Muutos edellyttää Esalta henkilökohtaista oivallusta siitä miten uudet yhteisölliset toimintatavat mahdollistavat. Oivallus on mahdollinen vain henkilökohtaisen kokemuksen kautta. Tällaisia kokemuksia ei synny Esan työssä ja yrityksessä, jossa totutut toimintatavat ja rakenteet näyttävät muodostavan liian suuren esteen muutokselle. Esa taitaa itse olla suurin este muutokselle, sillä hän ei näe muutokselle mahdollisuuksia. Näihin päiviin asti prosessien hiominen, tehostaminen, tiukemmin säädetyt toimintaohjeet ja mittarit ovat siivittäneet yrityksen tuottavuutta. Nyt pitäisikin yhtäkkiä höllentää säännöistä ja antaa työntekijöille vapauksia määritellä työtään on aivan päinvastaista sille, mitä Esa on aikaisemmin tehnyt toiminnan kehittämiseksi ja tuottavuuden parantamiseksi. Esa tarvitsee siis oivalluksen työn ulkopuolelta tai ainakin oman yrityksen ulkopuolelta. Esa tarvitsee kokemuksen, että kontrollia höllentämällä voidaan saadakin enemmän aikaan.

Esa kuulee ystävältään Pasillta yhteisöstä tai verkostosta, joka suunnittelee Robotiikan ympärille isoa tilaisuutta: Robottiviikkoa, johon Esa rohkaistuu oman kiinnostuksen pohjalta lähtemään mukaan.

Robotiikka-viikkoa suunnittelee itseorganisoitunut verkosto robotiikasta kiinnostuneita ihmisiä eri aloilta. Mukana on tutkijoita, opiskelijoita, yrittäjiä, kirjailijoita, virkamiehiä ja niin edelleen. Verkostolla on keulahahmo Seija, mutta kukaan ei johda verkostoa hallinnollisesti. Kukaan ei määrää, mitä kenenkin pitäisi tehdä ja kuinka paljon. Jokainen panostaa hankkeeseen oman osaamisen, kiinnostuksen ja resurssiensa mukaisesti. Verkoston jäsenet ovat perustaneet keskinäistä viestintää ja yhteistyötä varten verkkoon useita yhteistyöympäristöjä.

Facebookissa on oma ryhmänsä, joka on avoin ja kuka tahansa voi liittyä sinne. Ryhmässä jaetaan linkkejä, ideoita, ajatuksia blogikirjoituksia robotiikasta. Samalla viestitään tapahtuman suunnitteluun liittyvistä asioista ja sovitaan yhteisistä kasvokkaisista suunnittelutapamisista. Suunnittelutapaamisiin pääsee kuka vain osallistumaan myös verkon välityksellä, sillä ne "livestriimataan" verkkoon. Kokousten yhteydessä myös toimii chatti, jonka avulla kuka vain voi osallistua keskusteluun kokouksen aikana. Kokousten puheenjohtajana toimii kokouksen kokoonkutsuja joka yleensä on puuhanainen Seija, joka on laittoi koko homman alunperin vireille. Seija onkin henkilö, joka on omalla innostuneisuudellaan muut mukaan. Seija johtaa joukkoa innostamalla ja vuorovaikutuksella, ei käskemällä. Käskeminen ei onnistuisikaan, koska hänellä ei ole sellaista valtaa verkostossa. Voisi kenties sanoa, että verkostossa mukana olevat henkilöt ovat valinneet Seijan johtajakseen ja hännen asemansa verkoston keulahahmona jatkuu niin kauan kun muiden usko ja luottamus häneen säilyy.

Seija on omalla esimerkillään saanut innostettua noin kymmenkunta muuta hyvin aktiivista puuhamiestä ja -naista mukaan robottiviikon suunnitteluun. Kaikki heistä antavat oman työpanoksensa yhteisölle ilmaiseksi. Jokaisella on oma syynsä ja intressinsä, miksi he ovat mukana ja miksi he panostavat asiaan. Yksi haluaa oppia ja kehittää osaamistaan, toinen haluaa päästä vaikuttamaan, kolmas haluaa myydä osaamistaan, neljäs haluaa lähinnä verkostoitua ja kuulua porukkaan ja joku ehkä useampaa näistä. Olennaista ei ole se, mikä motiivi osallistumiseen on, vaan se, että jokaisella on oma sisäinen motivaatio asiaan. Jokaista toki yhdistää kiinnostus robotiikkaan. Jokaisella on myös jotakin osaamista, toisiaan täydentävää, joten jokainen voi kantaa korteaan kekoon. Kun mukanaolijat huomaavat, että Seija on innostunut ja kaikki panostavat asiaan, muutkin uskovat ja sitoutuvat yhdessä tekemiseen. Kaikilla on tunne että nyt voidaan tehdä yhdessä jotain enemmän kuin mitä kukaan voisi yksinään saavuttaa.

Pasin kautta Esa tutustuu Seijaan joka ottaa Esan avosylin mukaan toimintaan Robottiviikkoa suunnittelmaan. Esa osallistuu kukausittain pidettäviin suunnittelutapaamisiin, liittyy verkoston Linkedin ja Facebook-ryhmiin. Tapaamisissa Esa oppii aivan uudellisen tavan kokoustaa. Mukana kokouksessa on parhaimmillaan toistakymmentä ihmistä kasvokkain ja saman verran myös verkossa. Muistiot laaditaan yhteistyössä, niin että kaikki täydentävät samaa muistiota "lennosta" ja voiat muokata toistensa tekstiä. Esa saa tapaamista valtavasti uutta energiaa ja intoa. Mukanaolijoiden innostus ei voi olla tarttumatta Esaan.

Esa vaikuttuu, miten paljon innovatiivisuutta, osaamista ja tietoa verkostossa on. Esa hämmästyy miten avoimesti verkostossa olevat henkilöt jakavat tietoa ja tekevät yhteistyötä. Vielä enemmän Esaa hämmentää se, että ihmiset tekevät tätä ilman palkkaa ja ilman että kukaan käskee.

Samalla Esa huomaa, että hänen yrityksensä elää kuin kivikaudella verrattuna siihen mitä tämä verkosto toimii. Lisäksi hän joutuu toteamaan, että hän yrityksensä ulkopuolella on paljon sellaista osaamista jota yrityksessä puuttuu, mutta mitä siellä tarvittaisiin. Esa tajuaa, että vanholla toimintatavoilla hänen yrityksensä ei milloinkaan voi vastata tähän haasteeseen, jota internet, yhteisöllinen teknolgia, tiedon vapaa kulkeminen ja ihmisten helpompi verkostoituminen on aiheuttanut sille liiketoimintaympäristölle jossa hänenkin yrityksensä toimii.

Esa huomaa saaneensa ihan uutta virtaa, innostusta ja uskoa mahdollisuuksiin, joita hänen yritykselläään on. Henkilökohtaisen kokemus uusista yhteisöllisistä toimintataviosta antoi hänelle myös konkreettisia uusia taitoja ja osaamista, joita hän voi lähteä soveltamaan myös omaan työhönsä ja yrityksensä johtamiseen.

Valoisa tulevaisuus (Loppuehdotus 4)

Esa palaa kotiin golfkentältä. Hänen on vaikea saada ajatuksistaan otetta. Lukuisat pelot, toiveet ja kysymykset sinkoilevat hänen mielessään. Myöhemmin illalla Esa keskustelee mietteistään vaimonsa kanssa. Keskustelun avulla Esa saa koottua ajatuksensa. Vaimo muistuttaa Esaa koko elämämme läpi kulkevasta arkisesta, mutta ei välttämättä niin itsestään selvästä aiheesta kuin yhteisöllisyys. Welcome Healthin työntekijöitä motivoi velvoite suoriutua tehtävistä ja saada työtehtävät hoidetuksi. Eri tapoja ja malleja tämän tavoitteen saavuttamiseksi tuntuu risteävän yrityksen sisällä vähintään yhtä monia kuin on eri työtehtävistä vastaavia ihmisiäkin. Tämä on toki ollut Esan tiedossa jo aikaisemmin, mutta nyt hän ensimmäistä kertaa miettii keinoja pureutua työyhteisönsä tärkeimpiin rakennuspalikoihin. On rakennettava luottamusta, yhteisön jäsenten välisiä suhteita ja kiintymystä. Ihmiset on saatava toimimaan yhteistyössä halki osastorajojen. Esan on itse alettava luottamaan henkilöstöön. 

Kuvan lähde

Pasin, Marjan ja Johannan sanat tuntuvat nyt niin paljon selkeämmiltä ja Esa tietää, ettei yrityksen tilanne ei voi jatkua enää näin. Hänen on nieltävä tappionsa. Työyhteisöstä puuttuu luottamusta, tunnelma työpaikalla tuntuu tukalalta eikä kommunikointi yksinkertaisesti toimi. Esa päättää tarttua toimeen työyhteisönsä yhteisöllisyyden perusrakenteiden korjaamisesta. On aika kuunnella tarkkaan mitä mieltä työntekijät ovat nykytilanteesta. Nyt on myös vihdoin tehtävä se mikä olisi pitänyt tehdä jo yli puoli vuotta sitten. Marjan yritykseltä ostetaan apua ohjaamaan eksyksissä olevaa Esaa oikeaan suuntaan yrityksensä johdossa. Esa päättää pyytää Johannaa toteuttamaan työntekijöille suunnatun kyselyn koskien työyhteisön kuntoa ja selvittääkseen mitä mieltä kukin on rehellisesti nykytilanteesta. Kyselyn yhteydessä on mahdollisuus ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua enemmänkin yrityksen ja työyhteisön asioiden korjaamiseksi. Vastausten avulla Esa toivoo löytävänsä oikean suunnan suunnitelmissaan ja toivoo myös henkilöstön huomaavan, että heitä kuunnellaan.

Esa miettii - jos on aika uudistua, niin no uudistutaan nyt sitten kunnolla. Pasin sanat kaikuvat kuitenkin mielessä, muutos vaatii paljon aikaa. Ensimmäistä kertaa Esa on kuitenkin valmis antamaan sille oikean mahdollisuuden. Palvelukonseptin ja teknologian vaatiman uudistamisen Esa päättää siirtää pääasiallisesti IT-tiimin hoidettavaksi, tiimi jakautuu parviin työskentelemään läpi osastorajojen. Johannaa hän pyytää jatkamaan uudenlaisen viestintäympäristön käyttöönottoa Marjan avustuksella. Tällä kertaa niin, että ennen uuden viestintäympäristön käyttöönottoa mietitään tarkkaan selkeät tavoitteet ja informoidaan henkilöstöä kunnolla näistä. Eri osastot on myös saatava kunnolla keskusteluyhteyteen ja yhteistyöhön keskenään. Esa päättää alkaa selvittää löytyisikö jokaiselta osastolta muutamia ihmisiä, lurkkijoita, jotka olisivat kiinnostuneita vastaamaan eri osastojen välisestä yhteistyöstä. Näin jokaiselta eri osastolta löytyisi muutama ihminen, jotka olisivat kiinnostuneita ja valmiita liikuttamaan tietoa tehokkaasti osastojen välillä sekä myös järjestää eri osastojen eri jäsenten välisiä kohtaamisia ja antaa mahdollisuuksia uusien ideoiden syntyyn. Näin tieto saataisiin kulkemaan läpi yrityksen ja kaikki pääsisivät vaikuttamaan siihen.

Kuluu puoli vuotta. Muutoksia on tapahtunut ja yrityksen tilanne on selvästi nousussa. Uusilla lähestymistavoilla henkilöstöä on saatu kiitettävästi mukaan uudistuksiin, mutta menetyksiltä ei valitettavasti ole vältytty. Esa on joutunut tekemään muutamia irtisanomisia ja joutunut luopumaan vuosia yrityksen hyväksi työskennelleistä henkilöistä, jotta yritys pärjäisi nykyhetken haasteissa. Tämä on luonut epävarmuutta ja laskenut henkilöstön ilmapiiriä sekä luottamusta johtoon. Johanna on kuitenkin pyrkinyt pitämään tilanteen rauhallisena ja vahvistamaan työyhteisön luottamusta. Osastojen välinen yhteistyö on tuottanut hyvin tulosta ja yritys on lähiaikoina julkaisemassa uudistuneen fyysisen tuotteen, joka hyödyntää uuteen palvelukonseptiin pohjautuvaa pilvipalveluohjelmistoa. Jo ennen julkaisemistaan edistyksellinen ohjelmisto on herättänyt kiinnostusta kotimaassa ja maailmalla. Ketterien kehitysmenetelmien ja käyttäjätestauksesta saadun palautteen perusteella on odotettavissa menestystä.

Marja ei enää ole yrityksen palveluksessa, mutta aika ajoin he vaihtavat Esan kanssa kuulumisia. Marjan lähdön jälkeen Esa on myös alkanut suhtautumaan suopeammin yrityksen ulkopuolisen avun käyttöön sekä avoimempaan tiedon jakamiseen yrityksen ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Hän on jopa ollut jo muutamassa seminaarissa puhumassa omista kokemuksistaan ja siitä, kuinka Marja Ketolan jakama tieto uusista toimintamalleista parvityöskentelyä unohtamatta on nostanut liikaa vanhoihin kaavoihin jumiutuneen Welcome Healthin uuteen nousuun ja luonut aivan uudenlaisia näkymiä yrityksen tulevaisuudelle.

Uusi esitys (Loppuehdotus 3)

Esan ja Pasin golf-tapaamisesta on kulunut seitsemän kuukautta. Esa on juuri syönyt maukkaan aamupalan ja astuu ulos kotiovestaan. Esa on matkalla töihin. Aamu on ihan tavallinen, Esa on väsynyt ja pahalla päällä. Puhelin soi. Esa vastaa ja puhuu melkein koko automatkan soittajan kanssa. Vihdoin päästyään toimistoonsa juomaan kahvia hän pääsee vastailemaan sähköpostissa odottavaan viestirykelmään. Viestejä on paljon ja Esalla on kiire, hän ei ehtisi käymään lounaalla, onneksi hän otti kahvihuoneesta mukaan kuivaa pullapitkoa.

Samaan aikaan Marja ja Johanna valmistautuvat yhteiseen presentaatioonsa eräässä seminaarissa. He työskentelevät nykyisin yhdessä. IT-tiimin turhauduttua siihen, että muutoksia ei tapahtunut he jättivät Welcome Healthin pari kuukautta sitten, Johanna lähti myös ja sopi tapaamisen Marjan kanssa ja he päättivät alkaa kumppaneiksi. Heillä menee hyvin. Marjan yritys kukoistaa.

Kuvan lähde

Esan ongelmat ratkeavat (Loppuehdotus 2)

Esa kiittää Pasia hyvistä neuvoista ja lähtee ajamaan kotiin. Hän pohtii matkalla kuumeisesti ideoita, miten ratkaisisi tilanteen. Pitäisikö antaa IT-tiimille mahdollisuus. Pakko myöntää, olenhan hieman jämähtänyt kivikaudelle, ja se alkaa heijastumaan jo liiketoimintaan ja tuotteisiimme, Esa ajattelee. Esa näkee McDonaldsin kyltin ja miettii että kunnon bicmac ateria maistuisi tähän väliin. Hän kaartaa drive in kaistalle ja alkaa kaivamaan valmiiksi korttia esille. Lompakon välistä tipahtaa Marjan käyntikortti. Silloin Esalla välähti. Marja oli alusta asti toitottanut, miten ketterät viestintämenetelmät auttaisivat hänen ongelmiinsa ja miten ajat ovat muuttuneet, ja hänen tulisi muuttua niiden mukana. Esa tilaa pikaisesti ruuan ja ajaa kotiin ja rientää heti tietokoneelle kirjoittamaan Marjalle sähköpostia:

Hei Marja! 

Firmallani menee huonosti, olen ihan umpikujassa tämän viestintä ongelman kanssa ja homma alkaa levitä pahasti käsiin. Olit alusta asti oikeassa, minun olisi pitänyt kuunnella sinua. Ajattelin tarttua nyt tuumasta toimeen ja tarvitsen viisaita neuvojasi. Voisimmeko nähdä huomenna klo 12 toimistossani? 

Terveisin Esa

Kuvan lähde

Marja vastaa melkein heti myöntävästi. Esa otti myös Johannaan ja pyysi hänet mukaan tapaamiseen. Seuraavana päivänä toimistolla he keskustelivat firman tilanteesta. Esa kertoi keskustelustaan Pasin kanssa, ja siitä miten Pasi oli saanut oman firmansa rattaat pyörimään sutjakammin.

- Pasi sai taottua järkeä päähäni. Nyt tiedän, että minun on muutettava menetelmiä enemmän nykyaikaan, jotta saataisiin hommat toimimaan taas kunnolla. Mitä Marja ehdottaisit meille alkuun? Esa aloitti keskustelun.

- Ensin valitkaa IT-tiimin kanssa uusi järjestelmä, jolla voitte jakaa tietoa ja keskustella. Vaikka se, mitä testasitte aikaisemmin, Johannahan sanoi, että se oli toimiva, henkilökuntasi vain ei ollut varma miten sitä käytetään ja kynnys sen käyttöönottoon oli suurempi. Jos jakaisitte vaikka ohjeistuksen koko henkilökunnalle. Voisitte myös tehdä jokaiselle osastolle oman viestintävastaavan, jonka täytyy viikoittain antaa viestintäkanavalle raportti viikon kulusta, ongelmista ja toimivuudesta, niin saatte minimoitua viat ja puutteet, jolloin hommat sujuvat mutkattomammin ja säästää aikaa ja vaivaa. Johanna voisi keskittyä seuraamaan viestintää ja sen sujuvuutta ja hänelle voisi antaa valtuudet hallinnoida viestintäpuolta.

He keskustelivat vielä pitkään erilaisista menetelmistä ja Esa pyrki olemaan avoimin mielin muutoksia kohtaan ja hyväksyi kaikki ehdotukset. Marjalle tuli myöhemmin menoa ja hän joutui poistumaan. Esa ja Johanna kiittivät Marjaa suuresti avusta ja lupasivat kertoa jonkin ajan kuluttua, miten he onnistuivat muutoksessa. Esa nimitti Johannan henkilöstön viestintävastaavaksi muhkean palkankorotuksen kera. Esa lähetti koko henkilöstölle tiedotuskirjeen muutoksista:

Uudet tuulet puhaltaa! 

Huomasin, että yhtiön sisällä on viestintäongelmia ja puutteita, joten pidimme palaveria, ja päädyimme ratkaisemaan ongelman niin, että tästä lähtien, käytämme uutta viestintäjärjestelmää, jota käytämme yhtiön sisäiseen viestintään. Palvelu otetaan käyttöön heti, ja toivon jokaisen tutustuvan siihen mahdollisimman pian.

Jokaiselle osastolle tullaan nimittämään uusi viestintävastaava, joka päivittää järjestelmään viikottain viikkoraportin, miten on mennyt sekä mitä ongelmia ja puutteita on tullut vastaan, jolla pyrimme helpottamaan ja nopeuttamaan työskentelyämme. Lisäksi pyydän kaikkia käyttäjiä olemaan aktiivisesti mukana viestinnässä palvelun avulla. Antakaa palautetta ja kehitysideoita viestintään liittyen suoraan IT-tiimille.

Liitteenä ohjeet, miten käyttää uutta järjestelmää. 

Terveisin Esa Raatta,
Toimitusjohtaja
Welcome Health

Henkilökunta oli aluksi epäileväinen, mutta Esan esimerkistä lopulta kaikki alkoivat pikkuhiljaa kokeilla järjestelmää ja innostua siitä. Huomattiin, että se säästi runsaasti aikaa ja lisäsi yhteisöllisyyden tunnetta, joka nostatti luottamusta eri osastoiden välillä ja lisäsi myös työviihtyvyyttä. Porukan vaihtuvuus pieneni, ja liikevaihto kasvoi, koska yrityksen palveluita ja tuotteita saatiin kehitettyä viestinnän avulla paremmiksi. Johanna hoiti viestintäpäällikön roolinsa hienosti ja IT-tiimi oli tyytyväinen, ja sai myöhemmin firman innostumaan uusista edistyksellisistä työvälineistä ja pilvipalveluista, jopa Esasta kuoriutui oikea nörtti. Esa huomasi myös ilokseen, että aikaa säästyi huomattavasti ja hän ehti golffaamaankin useamman kerran viikossa Pasin kanssa. Esan yrityksellä pyyhki hyvin ja elämä hymyili.

Seitsemäs luku (Loppuehdotus 1)

Marja palkattiin lopulta kehittämään Welcome Healthin parvimaista työskentelymallia ulkopuolisena konsulttina. Työntekijöiden mielipiteitä ja kokemuksia kuunneltiin ja tätä kautta Esa saatiin vakuuttumaan muutosten tarpeellisuudesta. Sisäistä viestintää parannettiin ottamalla käyttöön reaaliaikaisia keskustelukanavia ja työtiloja, joihin pystyi jakamaan projekteja sekä kommentoimaan niitä.
Pasin kanssa käyty keskustelu golfin lomassa oli jäänyt pyörimään Esan mieleen. Muutoksia tarvittaisiin ja pian, jotta Welcome Healthin tulevaisuus olisi turvatumpi. Esa ymmärsi, että luottamus olisi avainsana. Kun työntekijälle näyttää, että heihin luotetaan heidän työmotivaationsa kasvaa, he paneutuvat ja sitoutuvat työhönsä paremmin. Marjan aloittama kehitystyö oli myös tuonut työntekijöiden mielipiteet kuuluviin ja näin ollen Esa varmistui siitä, että hänen omien asenteidensa oli muututtava.

Kuvan lähde

Kehitteillä ollutta pilvipalvelua alettiin kehittämään ketteriä menetelmiä hyödyntäen, mutta paremmalla yhteistyöllä tuotekehitysosaston ja IT-osaston välillä. Yhteistyötä parannettiin tuomalla tiimi lähemmäksi toisiaan eli palveluiden tiimien keskeisimmät kehittäjät keskitettiin samaan tilaan. Tämä muodostettu tiimi muodostui työntekijöistä, jotka olivat kiinnostuneimpia palvelun kehittämisestä. He pääsivät itse päättämään oman osaamisensa ja kiinnostuksensa mukaan miten osallistuivat. Lisäksi tiedonkulku helpottui tiimien välillä Marjan yritykseen tuoman keskustelukanavan ja työtilojen kautta. Myös ulkopuolelta tiimiä asiasta kiinnostuneet pääsivät osallistumaan.

Näin yhteistyö ja viestintä tiimien välillä saatiin estottomaksi ja suoraksi, jotta yritykselle ratkaiseva palvelu saataisiin kehitettyä nopeasti. Keskeiset kehittäjät olivat yhteydessä muuhun tiimiin ja heidän kanssaan oltiin yhteydessä reaaliaikaisesti yrityksen sisäisen viestintäkanavan kautta. Tällä tavoin osastojen välinen yhteistyö parani ja osastoissa syntynyt kuppikuntaisuus katosi. Yhteishenki parani myös ja nämä asiat edesauttoivat palvelun kehittämistä.

Työtila luotiin yrityksen sisäiseen viestintäkanavaan, jonne kaikki palveluun liittyvä materiaali kerättiin ja jota kautta sitä jaettiin ja kommentoitiin. Näin Esa pääsi katsomaa miten työ edistyi eikä sähköposteja tarvinnut vaihtaa niin tiheään.

Tuote piti saada toimimaan nopeasti, jotta se saataisiin kansainvälisille markkinoille. Aiemmat hankaluudet olivat hidastaneet prosessia. Ketteriä menetelmiä hyödyntäen palvelua pystyttiin kehittämään asiakkaiden kanssa ja tuloksia saatiin nopeasti. Tällöin asiakkaat pystyivät antamaan palautetta heti ongelman ilmentyessä ja asiakkaat pääsivät osaksi kehitystiimiä.

Palvelua saatiin kevennettyä ja asiakkaiden vinkkien avulla sujuvammaksi. Samalla käytön aikana asiakkaat oppivat käyttämään palvelua ja he tottuivat käyttämään juuri Welcome Healthin palvelua.

Ketteriä menetelmiä hyödyntäen IT-osasto saatiin kiinnostumaan taas tuotekehityksestä ja tuotekehitysosasto ymmärsi menetelmän hyödyt, jolloin hekin innostuivat sen tuomista nopeista muutoksista.

Samalla osastoja pyydettiin keräämään kokemuksiaan työskentelymallista, joita voidaan käyttää hyödyksi jatkoa ajatellen. Näin testauksen ja hyvien kokemusten kautta saatiin tietoa, jonka avulla myös muut osastot kiinnostuivat uudesta kanavasta viestiä ja ketterien mallien hyödyistä.

Welcome Health sai kehitetty pilvipalvelunsa siihen pisteeseen, että he saivat siitä kansainvälisille markkinoille tuotteen. Hyvien tuloksien siivittämänä Esa kiinnostui enemmän parvityön mahdollisuuksista ja pyrkii seuraamaan muutoksen tuulia paremmin. Työntekijöiden motivaatio tuntui nousseen ja tätä myötä ketterät menetelmät ja parvityön hyödyntäminen jäivät yritykseen työskentelytavoiksi.

Marjan kanssa syntynyt hyvä yhteistyö toimi niin hyvin, että yritykseen päätettiin palkata vakituisesti juuri ketterien menetelmien ja parvityön kehittäjä, joka otti vastuun projektitiimien kasaamisesta sekä sisäisen viestinnän vetämisestä.

Vuoden päästä Esa ja Marja tapaavat seminaarissa. Marjalla on kahvikuppi kädessään ja hän huomaa Esan joukosta.

– Aika räväkkä show sulla tuolla äsken.

Esa kuulee Marjan huomautuksen ja kääntyy.

– Taisin innostua ehkä vähän liikaa, Esa sanoo ja hymyilee.
– Ei, hyvin se meni. Hauska kuulla casestä, jossa on ollut itse mukana. Marja hymyilee takaisin ja siemaisee kahviaan.
– Etenkin kohta, jossa viitattiin ulkopuolisen konsulttiin tuomiin muutoksiin oli kiehtova. Miten teillä on nyt mennyt?
– Welcome Health on päässyt hyvin kansainvälisille markkinoille ja meillä on itse asiassa mennyt jutut niin hyvin, että olemme lyhyessä ajassa saaneet alulle monta uutta projektia. Ja nämä ovat olleet yksin työntekijöiden aikaansaannoksia, Esa vastaa tyytyväisenä.

Osallistu kirjoittamalla Parvityö-tarinalle loppu!

Tapahtunut tähän mennessä

Tarina parvityöstä on edennyt viimeistä edelliseen lukuun asti. Tainan esipuheessa kerrotaan taustoja blogin kirjoittajista Jannesta, Juhanasta ja Katrista ja siitä, miten kirjoitusprosessi käynnistyi keväällä 2013.

Tarinan ensimmäisessä luvussa parvityöskentelyyn erikoistunut konsultti Marja Ketomaa pitää esityksen seminaarissa, joka on suunnattu teknologiateollisuuden johtajille ja tuotekehittäjille. Toisessa luvussa Marja kohtaa toimitusjohtaja Esa Raatan seminaarin tauolla. Kolmannessa luvussa tullaan tutuiksi Esan johtaman itäsuomalaisen Welcome Healthin yrityksen haasteiden kanssa. Neljännessä luvussa tapahtuu ensimmäinen ratkaisuyritys, kun Marja kohtaa Esan tämän yrityksessä. Viidennessä luvussa tulee seinä vastaan, kun parvityön käyttöönotossa kaikki ei sujukkaan kuin Strömssöössä. Kuudennessa luvussa Esa tapaa entisen opiskelukaverinsa ja hyvän ystävänsä Pasin golfkentällä ja saa keskustelun kautta uudenlaista näkökulmaa siihen, että työkulttuurin muutos on mahdollista.

Kuvan lähde.

Miten tarina tulee päättymään?

Janne, Juhana ja Katri, me kaikki kolme kirjoitimme Parvityö-tarinaan ensin omat päätösluvut, joista ajattelimme lähteä hakemaan synteesin kautta yhtä yhteistä päätöslukua. Kaikki kolme tarinaa olivat kuitenkin omalla tavallaan hauskoja ja mahdollisia, joten emme halunneet alkaa tekemään niistä kompromissia. Sen sijaan meille syntyi ajatus: mitä jos annettaisiin Parvityö-blogin lukijoille mahdollisuus osallistua tarinan kerrontaan päätösluvun kirjoittamisen verran.

Nyt sinulla on tämän tarinan lukijana mahdollisuus vaikuttaa, miten Esa Raatan johtamalle Welcome Health -yritykselle tulee käymään. Lähteekö parvityö lentoon vai tapahtuuko jotain muuta?

Lähetä oma versiosi päätösluvusta viimeistään ystävänpäivänä 2014

Lähetä tarinasi sähköpostilla: juhana (piste) kokkonen (ät) gmail . com Julkaisemme tarinoita tässä blogissa sitä mukaa, kun niitä meille lähetetään. Otamme vastaan päätösluku-ehdotuksia 14.2.2014 asti. Tämän jälkeen valitsemme parhaan ehdotuksen päätösluvuksi.

Antoisia kirjoitushetkiä parvityön parissa.


Parviterveisin,
Janne, Juhana & Katri

6. Uusi alku

Marjan tapaamisesta on kulunut puoli vuotta ja syvä väsymys näkyy Esan kasvoissa. Työyhteisössä on viime aikoina kuplinut tavallista enemmän. Eri osastojen kirjavat toimintatavat ovat synnyttäneet vakavia ristiriitoja yrityksen sisällä. Kehitteillä oleva pilvipalvelu on kokenut valtavia takaiskuja. Tuotekehitys- ja myyntiosastot veivät väkipakolla läpi itselleen tutun kehittelyprosessimallin, joka perustui vahvaan etukäteissuunnitteluun. IT-yksikkö taas lähtökohtaisesti vastusti tällaista toimintamallia, koska se oli vuosien varrella todennut sen toimimattomaksi omissa ohjelmistokehitysprojekteissaan. He olivat ehdottaneet ketterää projektimallia, jossa keskeneräistä tuotetta olisi heti alettu testata oikeiden asiakkaiden kanssa. Esa päätyi puoltamaan perinteistä toimintamallia ja IT-puoli joutui omaksumaan perinteiset toimintatavat. 

Nyt ollaan kuitenkin päädytty pahoihin ongelmiin. Pilvipalvelun suunnittelu perustui pitkälti Welcome Healthin olemassa olevien fyysisten tuotteiden ominaisuuksiin. Jopa osa käyttöliittymää on kopioitu aiemmista laitteista. Useiden kuukausien työn jälkeen kaikki ymmärsivät, että lähtökohta oli väärä. Palvelu on massiivinen ja kömpelö. Siinä on liikaa ominaisuuksia ja erilaisia käyttömahdollisuuksia, joten testikäyttäjät ovat olleet vaikeuksissa. Vaikuttaa siltä, ettei tavallinen ihminen opi käyttämään palvelua ilman koulutusta. Tämä taas ei oikein käy yhteen yrityksen kansainvälistymistavoitteiden kanssa. Mikä pahinta, jäykkään toimintamalliin pakotettu IT-yksikkö on menettänyt luottamuksensa muihin. He tuntuvat kyynistyneen ja ovat vihjailleet Esalle irtisanoutuvansa kaikki kerralla, jos jotain radikaalia parannusta ei tule. Kun IT-porukka ei usko nykyisen tuotteeseen, heidän on hankalaa myös yrittää muuttaa sitä. Toisin sanoen organisaation sisäiset ristiriidat ovat ajaneet pilvipalvelun tuotekehityksen umpisolmuun. Nyt tarvittaisiin päätöksiä, eikä Esa ole varma, mitä tehdä. Jos hän antaa IT-yksikölle vetovastuun palvelun uudelleen rakentamisesta, hän samalla myöntää tehneensä virheen ja usean miestyövuoden verran tappiota. Toisaalta, jos hän pitää linjansa ja päättää, että nykyisestä palvelukonseptista pidetään kiinni, tuote ei ole houkutteleva ja se on hankalasti myytävissä. Lisäksi yrityksen koko verkkopalveluosaaminen saattaisi kadota kertarysäyksellä, jos IT-yksikkö toteutaisi uhkauksensa. Esa on puun ja kuoren välissä. Hän päätyy kertomaan ongelmistaan Pasille, vanhalle ystävälleen, joka on toimitusjohtajana menestyvässä ja nopeasti kasvassa logistiikka-alan firmassa. Eräänä kuulaana alkusyksyn lauantaiaamuna Esa ja Pasi menevät yhdessä golfaamaan. Toisella reiällä ollaan jo asian ytimessä.

Kuvan lähde

– Mä en ihan oikeesti tiedä, mitä pitäis tehdä. Ei meillä oo varaa menettää tässä tilanteessa koko IT-jengiä, mutta niiden jääminen taas edellyttäis aika isoja muutoksia kaikille muille, Esa miettii ääneen ja puttaa kohti lippua. – Mitä sä tekisit?
– Hieno juttu Esa, että kysyt mun mielipidettä. Sä tiedät, että meillä on aika erilainen tyyli johtaa. Vaikka me toimitaan hieman perinteisemmällä alalla, niin musta tuntuu, että meidän toimintatavat on lähempänä näiden teidän nörttien mallia... ainakin niiltä osin, kun puhutaan meidän sisäisestä kehittämisestä, Pasi vastaa ja katselee, kuinka Esan putti vierii aivan liian kovaa ja ohi reiästä.
– Ai, miten niin?
– Niin... me oltiin pari vuotta sitten vähän samanlaisessa tilanteessa kuin te – tosin ei kyllä yhtä vakavasti. Silloin me huomattiin, että tiedonkulku eri tiimien ja yksiköiden välillä tökki ja pahasti. Eihän kaikkien tarvii tietää kaikesta kaikkea, mutta oleellista tietoa ja osaamista tuntui jäävän erilaisten siilojen sisään. Tää näkyi erityisesti toiminnan ja prosessien kehittämisessä. Monet oleelliset huomiot ja näkökulmat kuultiin vasta, kun kakka oli niin sanotusti jo housussa, Pasi sanoo ja puttaa. – Muutaman oikein harmittavan sähläyksen jälkeen me lähettiin yhessä miettimään, miten tää hiljainen tieto ja kaikkien ekspertiisi saatais oikeesti näkyviin ja hyödynnettyä ennen kuin on jo liian myöhäistä.
– No, mitä te siis teitte?
– Tää saattaa susta kuulostaa latteelta, mutta me lähdettiin ihan perusteista: luottamuksesta. Me nimittäin analysoitiin eri yksiköiden välistä toimintaa ja huomattiin, että vaikka suurin osa yksiköistä toimi ihan hyvin yksinään, erilaiset yhteiset projektit aiheutti kaikenlaisia kiistoja ja jupinaa. Tää johtu siitä, että eri tiimeillä oli omat kulttuurinsa ja kaikki halus pitää kiinni omista tavoistaan eikä luottamusta rajojen yli oikein päässy syntymään. Joissain oikein vaikeissa paikoissa musta tuntui, että meillä oli monta erillistä firmaa, joilla oli omat agendansa ja liikesalaisuutensa. No, me tehtiin tämä huomio kaikille näkyväksi ja sitten lähdettiin yhdessä luomaan uutta kulttuuria ja tapaa tehdä asioita. Kyllähän kaikki sen tajusi, ettei se silloinen tilanne ollut mitenkään optimaalinen.

Miehet vetävät kärryjään seuraavalle tiiauspaikalle. Pasi on hetken hiljaa.

– Mutta miten te sitten saitte homman muuttumaan? Esa kysyy malttamattomasti.
– Se oli kyllä pitkä prosessi... me edettiin yritysten ja erehdysten kautta. Ensimmäinen vaihe oli se, että me otettiin käyttöön uus vuorovaikutteinen tiedonjakokanava, mutta eihän sitä alkanu kukaan käyttämään. Muutama innokas siellä hetken huhuili ja sitten nekin lopetti, kun huomasivat huhuilevansa yksin.
– Miten toi kuulostaakin niin tutulta, Esa kommentoi lakonisesti.
– Mutta sitten me tajuttiin, ettei syy ollu sen työkalun huonoudessa vaan enemmän siinä, ettei meillä ollu yhteistä ymmärrystä siitä, mihin ja miten sitä oli tarkoitus käyttää. Päätettiin tarttua härkää sarvista ja arvioitiin, mitkä suurimmat pullonkaulat tiedon ja osaamisen liikkumisessa oli: missä se tuntui kipeimmältä? Todettiin, että suurinta vahinkoa meidän bisnekselle teki se, että kaikki keskitty omiin tavoitteisiinsa, jotka eivät aina palvelleet asiakkaan etua. Vasen käsi ei tienyt, mitä oikea käsi teki.
– No se on vähän niinkuin nää meidän tuotekehityksen laitepuoli ja softapuoli, saati sitten asiakaspalvelu. Kaikki toimii toisistaan irrallaan, Esa huomaa.
– Niin juuri. Meillä esimerkiksi myyjät, tilausten vastaanottajat, kuormansuunnittelijat, kalustonsuunnittelijat ja kuljettajat toimi toisistaan irrallaan. Heti kun jossain kohtaa prosessia tapahtui jotain poikkeavaa, ongelmat moninkertaistu nopeasti. Päätöksiä tehtiin usein puutteellisen tai virheellisen tiedon varassa, vaikka paras tieto asiakkaan erityistarpeesta olis tullut suoraan kuljettajalta.
– Kuulostaa kovin tutulta. Miten ihmeessä onnistuitte korjaamaan sen?
– Me kerättiin eri yksiköistä erillinen tiimi. Valittiin siihen ihmisiä, joilla tuntui olevan näkemystä rajoja ylittävästä yhteistyöstä ja joiden mielipiteillä oli myös vaikutusvaltaa heidän omissa yksiköissään. Tälle tiimille raivattiin aikaa alkaa pohtimaan ja kokeilemaan. Me nimittäin huomattiin myös se, ettei pelkkä suunnittelu ja puhe riittänyt, vaikka se tärkeetä olikin nimenomaan luottamuksen ja yhteisen näkemyksen synnyttämisessä. Tarvittiin aitoja kokemuksia erilaisista vaihtoehdoista. Me ei voitu suoraan lähteä apinoimaan jonkun muun toimintamallia, vaan meidän piti ite luoda oma, eikä se olis onnistunut ilman jatkuvaa kokeilua ja viilaamista.

Miehet laittavat mailansa kärryihin ja lähtevät pallonjen perään.

Pasi jatkaa: – Tää meidän muutostiimi keksi, että annetaan jokaiselle työntekijälle mahdollisuus tunnistaa ja jakaa muiden kanssa kaikki normaalista perusruutiinista poikkeavat tilanteet, joilla he uskoi olevan laajempaa vaikutusta johonkin meidän logistiikkaprosessiin tai asiakaskokemukseen. Me sovittiin, että jokainen kirjaa tunnistamansa ongelman tai kehitysidean tähän meidän käytössä olevaan viestintätyökaluun heti, kun sellanen tilanne tuli vastaan. Kaikilla työntekijöillä oli pääsy siihen myös mobiilisti joko omalla älypuhelimellaan tai firman taulutietokoneella jollainen hankittiin jokaiseen meidän autoon. Tää työkalu on sillä tavalla fiksu, että kun siihen merkitsee, mihin teemoihin idea tai ongelma liittyy, sanotaan vaikkapa johonkin prosessiin, tuoteryhmään tai asiakkaaseen, niin sen löytää ne henkilöt, jotka asiasta jotain tietää. Samalla se kutsuu ne mukaan tällaiseen virtuaaliseen ongelmanratkaisuryhmään, jossa voidaan porukalla ratkoa asiaa.
– Miten sulla riittää aika tohon? Mulla menee ihan liikaa aikaa tietokoneen ääressä, sen mitä kokouskiireiltä edes ehdin kaikkia sähköpostiviestejä lukemaan. Enkä mä halua enää kotiin tultua istua koneen ääressä näpyttelemässä.
– Joo, mä ymmärrän sun huolen. Ajanhallinnan haaste on aina olemassa, siitä tuskin päästään enää koskaan eroon. Mutta nyt sun oliskin osattava luopua jostain sellaisesta, mikä ei enää toimi niin hyvin. Silloin sulle säästyy aikaa asioille, jotka vastaa paremmin nykyisiin tarpesiin. Oothan sä huomannu, että maailma on muuttunut aika paljon siitä, mitä se oli 20 vuotta sitten kun me valmistuttiin.

Esa on hetken hiljaa miettiväisenä ja vastaa sitten: – Siinä olet kyllä oikeassa. Meidän bisnes on muuttunut aivan valtavalla vauhdilla, ja etenkin nyt viime vuodet.
– Ehkä sun pitää myös oppia johtamaan sun porukkaa toisella tavalla kuin ennen?

Esa katsoo Pasia pitkään ennen kuin sanoo: – Miten sä onnistuit saamaan sun porukan mukaan tohon toimintaan? Eikö teillä ollut mitään muutosvastarintaa?
– Tottakai muutos vaati paljon aikaa ja paneutumista. Meillä muutostiimi ryhtyi itse seuraamaan ja ohjamaan tähän liittyvää viestintää. Ne teki sitä muun työn ohessa ja käyttivät siihen työajastaan ehkä jotain 5-10 prossaa, vähän riippuen kunkin työnkuvasta. Lisäksi me ryhdyttiin palkitsemaan työntekijöitä sen perusteella, miten aktiivisesti he tunnisti näitä liiketoimintaan vaikuttavia ideoita ja ongelmia, sekä henkilöitä, jotka auttoivat ratkomaan ja viemään asioita eteenpäin. Tällä tavalla me onnistuttiin tunnistamaan ja korjaamaan valtava määrä tiedonkulun ongelmia, joita meillä oli aikaisemmin ollut. Nykyään me pystytään reagoimaan puolet nopeammin erilaisiin poikkeustilanteisiin, joita meidän työssä kohdataan lähes päivittäin. Me pystytään toimittamaan tuotteet perille asiakkalle selvästi varmemmin ja nopeammin kuin ennen.

Pasi katselee metsänrajaa ja jatkaa: – Musta tuntuu, että sitoutuminen on lisääntynyt. Ihmiset on valmiita pistämään itsensä välillä likoon ja vaihtuvuuskin on vähentynyt. Meiltä ei lähetä enää välttämättä edes isomman palkan perään.
– Toi kuulostaa kyllä tosi hienolta, ja uskon, että toi toimii teillä, mutta mä vähän pelkään, että sulla on vähän helpompaa, kun teijän väki on nuorempaa ja kaikki motivoituneita töihinsä. Meillä on sellaista vanhaa perua ja asennetta, että mitään ei tehdä, ellei käsketä ja katsota perään.
– Mun vinkkini tohon on, että alat luottamaan henkilöstöön. Olethan sä jo rekrytointivaiheessa varmistanut, että otat töihin vain hyviä tyyppejä. Sun kannattaa kohdella heitä myös sillä tavalla. Ihmisistä tuppaa tulemaan sellaisia, millaisina heitä kohtelee. Jos uskot, että kaikki on passiivisia, ne on sellaisia. Jos uskot, että ne on aktiivisia, niistä tulee oma-aloitteisia tyyppejä, jotka tekevät asioita: Ei ne silloin vaan oota passiivisesti sun käskyjäs. Ja kyllä ne sitten kirjanpidossa tulee esiin, jos joku vain omiin tarpeisiinsa menisi jotain tekemään tai ostelemaan.

Esa katsoo jälleen Pasia mietteliäänä. Ajatus siitä, että Pasi saattaa olla tuskallisen oikeasssa, alkaa polttella Esan mieltä. Esa on jopa hieman kateellinen Pasille, mutta uskoo samalla pystyvänsä samaan, jos kerran Pasikin on onnistunut siinä.