Esan ongelmat ratkeavat (Loppuehdotus 2)

Esa kiittää Pasia hyvistä neuvoista ja lähtee ajamaan kotiin. Hän pohtii matkalla kuumeisesti ideoita, miten ratkaisisi tilanteen. Pitäisikö antaa IT-tiimille mahdollisuus. Pakko myöntää, olenhan hieman jämähtänyt kivikaudelle, ja se alkaa heijastumaan jo liiketoimintaan ja tuotteisiimme, Esa ajattelee. Esa näkee McDonaldsin kyltin ja miettii että kunnon bicmac ateria maistuisi tähän väliin. Hän kaartaa drive in kaistalle ja alkaa kaivamaan valmiiksi korttia esille. Lompakon välistä tipahtaa Marjan käyntikortti. Silloin Esalla välähti. Marja oli alusta asti toitottanut, miten ketterät viestintämenetelmät auttaisivat hänen ongelmiinsa ja miten ajat ovat muuttuneet, ja hänen tulisi muuttua niiden mukana. Esa tilaa pikaisesti ruuan ja ajaa kotiin ja rientää heti tietokoneelle kirjoittamaan Marjalle sähköpostia:

Hei Marja! 

Firmallani menee huonosti, olen ihan umpikujassa tämän viestintä ongelman kanssa ja homma alkaa levitä pahasti käsiin. Olit alusta asti oikeassa, minun olisi pitänyt kuunnella sinua. Ajattelin tarttua nyt tuumasta toimeen ja tarvitsen viisaita neuvojasi. Voisimmeko nähdä huomenna klo 12 toimistossani? 

Terveisin Esa

Kuvan lähde

Marja vastaa melkein heti myöntävästi. Esa otti myös Johannaan ja pyysi hänet mukaan tapaamiseen. Seuraavana päivänä toimistolla he keskustelivat firman tilanteesta. Esa kertoi keskustelustaan Pasin kanssa, ja siitä miten Pasi oli saanut oman firmansa rattaat pyörimään sutjakammin.

- Pasi sai taottua järkeä päähäni. Nyt tiedän, että minun on muutettava menetelmiä enemmän nykyaikaan, jotta saataisiin hommat toimimaan taas kunnolla. Mitä Marja ehdottaisit meille alkuun? Esa aloitti keskustelun.

- Ensin valitkaa IT-tiimin kanssa uusi järjestelmä, jolla voitte jakaa tietoa ja keskustella. Vaikka se, mitä testasitte aikaisemmin, Johannahan sanoi, että se oli toimiva, henkilökuntasi vain ei ollut varma miten sitä käytetään ja kynnys sen käyttöönottoon oli suurempi. Jos jakaisitte vaikka ohjeistuksen koko henkilökunnalle. Voisitte myös tehdä jokaiselle osastolle oman viestintävastaavan, jonka täytyy viikoittain antaa viestintäkanavalle raportti viikon kulusta, ongelmista ja toimivuudesta, niin saatte minimoitua viat ja puutteet, jolloin hommat sujuvat mutkattomammin ja säästää aikaa ja vaivaa. Johanna voisi keskittyä seuraamaan viestintää ja sen sujuvuutta ja hänelle voisi antaa valtuudet hallinnoida viestintäpuolta.

He keskustelivat vielä pitkään erilaisista menetelmistä ja Esa pyrki olemaan avoimin mielin muutoksia kohtaan ja hyväksyi kaikki ehdotukset. Marjalle tuli myöhemmin menoa ja hän joutui poistumaan. Esa ja Johanna kiittivät Marjaa suuresti avusta ja lupasivat kertoa jonkin ajan kuluttua, miten he onnistuivat muutoksessa. Esa nimitti Johannan henkilöstön viestintävastaavaksi muhkean palkankorotuksen kera. Esa lähetti koko henkilöstölle tiedotuskirjeen muutoksista:

Uudet tuulet puhaltaa! 

Huomasin, että yhtiön sisällä on viestintäongelmia ja puutteita, joten pidimme palaveria, ja päädyimme ratkaisemaan ongelman niin, että tästä lähtien, käytämme uutta viestintäjärjestelmää, jota käytämme yhtiön sisäiseen viestintään. Palvelu otetaan käyttöön heti, ja toivon jokaisen tutustuvan siihen mahdollisimman pian.

Jokaiselle osastolle tullaan nimittämään uusi viestintävastaava, joka päivittää järjestelmään viikottain viikkoraportin, miten on mennyt sekä mitä ongelmia ja puutteita on tullut vastaan, jolla pyrimme helpottamaan ja nopeuttamaan työskentelyämme. Lisäksi pyydän kaikkia käyttäjiä olemaan aktiivisesti mukana viestinnässä palvelun avulla. Antakaa palautetta ja kehitysideoita viestintään liittyen suoraan IT-tiimille.

Liitteenä ohjeet, miten käyttää uutta järjestelmää. 

Terveisin Esa Raatta,
Toimitusjohtaja
Welcome Health

Henkilökunta oli aluksi epäileväinen, mutta Esan esimerkistä lopulta kaikki alkoivat pikkuhiljaa kokeilla järjestelmää ja innostua siitä. Huomattiin, että se säästi runsaasti aikaa ja lisäsi yhteisöllisyyden tunnetta, joka nostatti luottamusta eri osastoiden välillä ja lisäsi myös työviihtyvyyttä. Porukan vaihtuvuus pieneni, ja liikevaihto kasvoi, koska yrityksen palveluita ja tuotteita saatiin kehitettyä viestinnän avulla paremmiksi. Johanna hoiti viestintäpäällikön roolinsa hienosti ja IT-tiimi oli tyytyväinen, ja sai myöhemmin firman innostumaan uusista edistyksellisistä työvälineistä ja pilvipalveluista, jopa Esasta kuoriutui oikea nörtti. Esa huomasi myös ilokseen, että aikaa säästyi huomattavasti ja hän ehti golffaamaankin useamman kerran viikossa Pasin kanssa. Esan yrityksellä pyyhki hyvin ja elämä hymyili.